مدیریت زمان چیست؟
برای اینکه تعریف درستی از مدیریت زمان داشته باشیم ابتدا باید واژه های «مدیریت » و «زمان» را به طور جداگانه تعریف کنیم . مدیریت به معنای «تدبیر ، اداره و گردانندگی » است ، به نحوی می توان توانایی کنترل کردن و اداره ی یک موضوع مشخص را مدیریت خواند ، در مقاله قبل سعی شد تا مفهوم زمان و اهمیت آن که همان موضوع مدیریت زمان است را روشن کنیم تا به شناختی نسبی نسبت به چیزی که میخواهیم مدیریت کنیم برسیم ، زیرا موضوع نامشخص قابل مدیریت کردن نیست . در این مقاله قصد داریم نحوه ی مدیریت آن را مورد ارزیابی قرار دهیم .
حال متوجه شدیم که مدیریت زمان را می توان توانایی کنترل کردن فرصت های زمانی بدانیم ، توانایی کمیابی که به ما این امکان را می دهد که بتوانیم بر فرصت ها و مجال هایی که زمان در اختیار ما قرار می دهد ، کنترل و تسلط پیدا کنیم .
اما ترکیب مدیریت زمان یعنی چه؟ این ترکیب اساسً ترکیب مبهمی است ، مگر زمان را می توان مدیریت کرد ؟ مگر زمان در دایره ی اختیار ماست که بتوان آنرا به تسخیر انسان درآورد؟ پاسخ قطعا منفی است ، زمان (حداقل در زمان حاضر ) تحت کنترل انسان نیست و نمی توان تأثیری در گذر آن ایجاد کرد . در واقع باید گفت منظور از مدیریت زمان حقیقتاً مدیریت زمان نیست ، بلکه مدیریت خود انسان است ،مدیریت اعمال ، رفتار و تلاش های او در محدوده ای به نام زمان ، نه لزوماً مدیریت مفهوم مبهمی مانند زمان . از همین مسئله می توان برداشت کرد که مدیریت زمان کار آسانی نیست ، انسان هر چقدر که در تسخیر طبیعت در قرن های اخیر موفق بوده و آن را در مظاهر بسیاری تحت سلطه ی خود درآورده است اما به همان اندازه در کنترل نهاد سرکش خود با شکست مواجه شده است و به راحتی قادر به کنترل خود نیست و این کار تلاشی جدی در اعمال و رفتار او می طلبد ، در ادامه می کوشیم که برخی از عوامل مهمی که در مدیریت زمان مؤثر اند و می توانند به دانش آموزان کمک کنند را با طرح چند سوال رایج بررسی کنیم :
1- مدیریت زمان؟ که چه ؟
پاسخ این سوال همان نقطه عطفی است که هر کس باید نسبت به خود بیابد و هیچ کس غیر از خود فرد نمی تواند پاسخ آن را بدهد. بدیهی است که مدیریت زمان نیز مانند اعمال دیگرِ انسان نیاز به منبع ذهنی محرکی دارد به نام «انگیزه» که او را به انجام آن کار ترغیب کند . کسی که قصد برنامه ریزی زمانی برای خود دارد باید بداند که چرا می خواهد اینکار را انجام دهد؟ از مدیریت کردن زمان و برنامه ریزی به چه چیزی می خواهد برسد؟ در پایان این راه و یا در طول این مسیر چه چیز خواستنی و مطلوبی منتظر اوست که حاضر است به خاطر آن خود را از راحت طلبی امروزش محروم کند؟ هر چه انگیزه و هدف فرد برای مدیریت خود قوی تر و بزرگتر باشد ، جدیت او برای رسیدن به آن بیشتر خواهد بود ، پس اولین لازمه ی شروع به مدیریت زمان داشتن انگیزه است .
2- معیار مدیریت زمان چیست؟ با چه معیاری متوجه میشویم که باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم ؟
گام دوم شناخت اهداف و انگیزه ها از مدیریت زمان و اولویت بندی آن اهداف بر اساس ارزش و اهمیتشان برای شخص است . هر انسانی در زمینه های مختلف اهدافی برای خود تعیین می کند و هدف انسان غالباً واحد نیست.انسانها هم اهداف کاری دارند ، هم اهداف تحصیلی ، هم اهداف اقتصادی ، هم اهداف روانی و عاطفی و ... . مثلاً فردی می خواهد ضمن ارتقای درجه در شغل خود در رشته مورد علاقه اش نیز تحصیل کند و برای آسایش روانی اش به مدارس مناطق محروم کمک کند . اما باید توجه داشت که اهمیت اهداف مختلف یک شخص برای خودش برابر نیست ، بعضی اهداف مهمتر اند و بعضی از اهمیت کمتری برای فرد برخوردار ند ، شاهکار اشخاص در اینجا این است که به درستی تشخیص دهند که کدام هدف برای آنها ارزشمندتر و مهم تر است و در انجام برنامه ریزی ها باید زمان و انرژی بیشر را برای رسیدن به کدام یک از اهداف خود کنار بگذارد؟ معیارهای هر کس برای انتخاب اینکه کدام هدف یا اهداف برایش مهمتر اند متفاوت است ، ممکن است کسی هدف اقتصادی اش برایش مهمتر باشد ، برای دیگری هدف علمی و .... . یکی از هنرهای نوابغ توانایی تشخیص همین اولویت ها و جدیت در رسیدن به اولویت های برترشان است. برای تشخیص این اولولیت ها مسائل مختلفی از جمله عقاید ، شرایط اجتماعی و خانوادگی ، علاقه مندیها و ... مؤثراند ، که با مشورت و تحقیق می توان به تشخیص صحیح تری در این مورد رسید .
3- آیا مدیریت زمان، زمان ما را افزایش می دهد؟
پر واضح است که زمان قابل افزایش دادن نیست و کسی در عصر حاضر در این مسئله شکی ندارد . بنابراین، زمانی که در مدیریت زمان موضوع مورد بحث ماست تنها «زمان در دسترس»است ، زمانمفید در دسترس ما قابل افزایش است . یکی از مهمترین گام ها در مدیریت زمان یافتن مواردی است که زمانِ در دسترس ما برای فعالیت های مفید را از بین می برند.، همان کارهایی که اصطلاحاً وقت ما را می سوزانند و بدون اینکه بهره ای از آن ببریم سپری می شوند . مدیریت زمان باید این زمانها را بیابیم ، عوامل به هدر رفتن آنها ر ا مشخص کنیم و برای از بین بردن آن عوامل تلاش کنیم . این مرحله در حالی باید صورت بپذیرد که رها کردن آن عوامل و اجازه دادن به آنها برای اتلاف بیشتر وقت ما بسیار کار آسانتر و راحت طلبانه تری است و تنها کسانی می توانند با موفقیت از این مرحله خارج شوند که اولاً اراده ای استوار و دوما باور داشته باشند که «دیگر زمان وقت تلف کردن و روزمره زندگی کردن نیست » .
در این میان باید به اوقات اصطلاحاً « مُرده» هم اشاره ای داشته باشیم ، مثل زمانهایی که بدون استفاده ی خاصی در تاکسی ، صف های مختلف و ... سپری می شوند ، که می توان با پیش بینی قبلی و برنامه ریزی برای این اوقات مورد استفاده مفید قرار گیرند : مثل خواندن کتابچه ای ، یا گوش دادن به مکالمات زبانی که در حال یادگیری آن هستیم و ...
4- چگونه مدیریت زمان کنیم ؟
همانطور که گفتیم گام های اولیه مدیریت زمان تشخسص اولویت اهداف ، تشخیص زمان های تلف شده و زمان در دسترس و همچنین داشتن انگیزه ای مطلوب و دلپذیر و ... هستند . کسی که مدیریت زمان می کند لازم است بداند که در حال حاضر و در زمانی که در دسترس دارد باید بر روی کدام هدف یا اهدافش تمرکز کند؟ مثلاً دانش اموز کنکوری که هدف کسب موفقیت در کنکور است بیشتر زمان در دسترشش را به درس خواند اختصاص می دهد و بقیه امور زندگی اش را با این هدف خود هماهنگ می کند ، یا یک ورزشکار که برای شرکت در مسابقات آماده می شود بیشتر وقتش را به آماده کردن خود برای آن مسابقات کنار می گذارد و بقیه ی کارهایش را ممکن است به حاشیه براند و یا حتی مدتی کارهای مربوط به اهداف غیر ضروری اش را ترک کند تا زمان بیشتری برای رسیدگی به هدف اصلی اش داشته باشد .
برای مدیریت کردن صحیح زمان ، تقسیم بندی و تفکیک زمان انجام کارها لازم و ضروری است ، آن هم نه به صورت ذهنی بلکه بهتر است نمود خارجی مثل نوشته یا یادداشت ( وچه بهتر که دفتر برنامه ریزی ) داشته باشد . فرد باید از قبل بداند که در چه زمانی قرار است چه کاری را انجام دهد و آن کار چه مدت به طول می انجامد ، تا هم زمانِ انجام کارهای مختلفش مشخص باشد و هم اینکه زمان هر کار از کنترل او خارج نشود و وقت بقیه ی کارهایش را از بین نبرد. با این کار هم انجام کار با تمرکز بهتری صورت می گیرد و هم به مرور سرعت انجام آن کار برای او افزایش می یابد .
5- آیا مدیریت زمان بر شخصیت افراد تأثیری دارد؟
انسانها متفاوت از یکدیگر اند و نمی توان در مورد مسائلی که مربوط به انسان است به طور مطلق نظر داد ، ممکن است بعد از انجام برنامه ریزی و مدیریت زمان فردی هیچ تغییری نکند و یا حتی تغییرات منفی داشته باشد ، اما غالباً پس از گذشت مدتی از اجرایی کردن مدیریت زمان نتایج مطلوبی در ویژگی های شخصیتی و حتی اعتبار اجتماعی افراد به وجود می آید و شاهد تغییرات مثبتی در ای ویژگی ها خواهیم بود . بعضی از این ویژگی ها را ذکر می کنیم :
- نظم پذیری و شفافیت ذهنی نسبت به برنامه های خود .
- افزایش اعتماد به نفس فرد و حتی افزایش اعتماد دیگران به او به دلیل مشاهده ی افزایش جدیت فرد در امور مختلف
- افزایش تمرکز و بهره وری ذهنی و قدرت حافظه
- بهبود سرعت انجام کارها
- خوش قولی و فراموش نکردن امور مختلف به دلیل مکتوب بودن برنامه روزانه و هفتگی
- پیشرفت در رسیدن به هدف مورد نظر ( تحصیل و ...)
البته لازم به ذکر است که این ویژگی ها صرفا بر اساس نتایج آزمونهای مختلف نسبت به گروه های محدودی از افراد است و طبیعتاً ممکن است در مورد اشخاص مختلف نتایج متفاوتی داشته باشد ، اما اگر با یک استقرا و اندکی مسامحه مشت را نمونه خروار بدانیم آنچه بدست می آید این است که حداقل در اکثر موارد پیامدهایی که ذکر کردیم از نتایج طبیعی و قابل پیش بینی برنامه ریزی و مدیریت زمان هستند .
نکاتی چند :
1-مدیریت زمان شاید در چند روز اول دشوار به نظر برسد اما به مرور و پس از چند روز اول برنامه ریزی به کاری دلپذیر تبدیل شده و احساس رضایت خاصی را برای کسی که جرأت امتحان کردن آن را به خود داده است به ارمغان می آورد زیرا با برنامه ریزی و اختصاص زمان به امور مشخص ، درک افراد از زمان در دسترس افزایش یافته و در نتیجه می توانند از زمان خود به صورت هدفمندتر و سازمان یافته تری استفاده کنند.
2- مدیریت زمان به هیچ عنوان به معنی نداشتن تفریح یا استراحت نیست، بلکه از ملزومات مدیریت صحیح زمان و افزایش بهره وری ذنی داشتن استراحت کافی و تفریح های مناسب و صحیح برای تأمین آمادگی روحی و حفظ سلامت بدن برای انجام امور مختلف است ریا، کسی که شروع به برنامه ریزی می کند پیش از اینکه بخواهد به هدفش برسد باید در نظر داشته باشد که او هم یک انسان است و انسان به تفریح ف استراحت ، بازی و ... نیز در کنار تلاش و کوشش نیازمند است و در برنامه ریزی باید زمانهایی را به این موارد اختصاص داد و نباید از آن طرف بام افتاد و چنین حقوق واضحی را از خود سلب کرد .
3- اگر کنترل نسبتاً کامل زمان برای فردی دشوار است ( که معمولا هم اینگونه است ) ، او می تواند ازبرنامه ریزی تنها برای چند ساعت از روز ( مثلا سه ساعت در روز) شروع کنند و تنها برای همان مدت کوتاه از قبل برنامه ریزی کنند و پس از چند روز یا چند هفته به تدریج آن را افزایش دهند تا نهایتاً پس از گذشت مدتی به مرور برای تمام روز خود از قبل برنامه ریزی کنند .
4- بهتر است اهداف بلند مدت را به چندین هدف کوتاه مدت کوچکتر تقسیم کنیم تا به راحتی و به صورت دقیق تر و بدون استرس رسیدن به هدف برای آن برنامه ریزی کنیم . مثلا کسی که هدفش قبولی در کنکور است ابتدا می تواند برای کسب فلان رتبه یا قبولی در فلا ن رشته برنامه ریزی کند ، سپس متناسب با هدف نهایی اش برای هر آزمون هدف کوچکی تعیین کند ( مثلا مطالعه تمام مباحث همان آزمون ) ، سپس در دو هفته ی آزمون برای هر هفته جداگانه هدفی تعیین کند ، سپس در هر هفته برای هر روز هدف یا اهدافی تعیین کند و سپس در هر روز برای هر ساعت برنامه ای تعیین کند تا با تکمیل برنامه های همه ی ساعت ها در یک روز به هدف آن روز خود برسد . اگر با همین شیوه پیش برود با رسیدن به هدف هر روز، بعد از دو هفته به هدفی که برای آزمون تعیین کرده بود (مطالعه تمام مباحث) می رسد و پس از آن نیز با ادامه همین روند و رسیدن به هدفش در همه ی آزمون های بعدی به هدف بلند مدتش در کنکور می رسد بدون اینکه در این مدت استرس رسیدن به هدف نهایی را داشته باشد و یا ذهنش مشغول آن شده باشد .برای بالا رفتن از یک نردبان در هر پله تنها باید به فکر رسیدن به پله بعد بود ، مجموع این پله ها خود شما را به آخرین پله خواهد رساند لازم نیست شما از آغاز درگیر رسیدن به بالای نردبان باشید ، کافی است بدانید که بالاخره به انتهای آن می رسید .